El Organigrama
de la empresa es la representación gráfica del conjunto de interrelaciones
funcionales que existen entre los diferentes departamentos de la empresa. Cada
departamento se simboliza generalmente por medio de un rectángulo, estos se unen entre sí mediante líneas que
representan sus relaciones funcionales. Los organigramas sirven para clarificar
las conexiones entre los distintos puestos, y la jerarquía existente entre
ellos, lo que permite detectar potenciales fallos de organización.
Tiene una doble finalidad:
a) Desempeña un papel informativo, al permitir que los
integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que
conozcan, a nivel global, sus características generales.
b) Es un instrumento para realizar análisis estructurales
al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas,
las particularidades esenciales de la organización representada.
Las relaciones representadas en un organigrama pueden
ser:
Relaciones
Lineales: se producen entre un superior y sus subordinados
inmediatos, indicando la dirección de las órdenes del superior, y a quién deben
rendir cuentas los subordinados. Estas relaciones se llaman directas cuando el
superior tiene un solo subordinado, e indirectas cuando tiene varios
subordinados a los que debe coordinar. Se indican mediante líneas de trazo
continuo.
Relaciones
de Staff: cuando se refieren a una unidad de apoyo, que no
tiene autoridad para tomar decisiones, sino que se limita a asesorar a los
ejecutivos. Suelen indicarse con líneas de trazo discontinuo.
Relaciones cruzadas de Apoyo: se dan entre personas o
departamentos que se encuentran en el mismo nivel jerárquico, y representan
vínculos de colaboración, consulta, etc. A menudo se dan por supuestas y no se
dibujan.
Generales: presenta la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.
Específicos: presenta la
estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta jefatura de
Departamento o equivalente.
Analíticos: se emplean para mostrar una parte de la
estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una
unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área,
Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a
través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el
último nivel de la organización.
Funcionales: indican, además de las unidades y sus
interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos
representados; estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al
lugar que ocupan dentro de un proceso.
De integración de puestos, plazas y unidades: Señalan, dentro del marco de cada unidad
administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las
funciones asignadas, así como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su
caso las que se cubren por honorarios.
Los
Organigramas también se clasifican de acuerdo a su Presentación es cinco (5) tipos:
Verticales:
En estos la ramificación de los órganos representa de arriba hacia abajo,
colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de
la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce
diferenciación en sus rangos. Las líneas que representan las relaciones entre
las unidades, se disponen verticalmente. Por la facilidad de su interpretación
y por ser los más generalizados se recomienda el uso de este tipo de
organigrama en los manuales de organización.
Horizontales: Representan las unidades ramificadas de
izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se
representan por líneas dispuestas horizontales. Este tipo de organigrama
resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de
igual jerarquía en la base.
Mixtos: Se representa la estructura de una organización
utilizando combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar
las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo. Este tipo de
organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran número
de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la
medida que el número de estas aumentan se puede replegar su diseño.
De Bloque: Son una variante de los organigramas verticales
y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en
espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los
órganos ubicados en los últimos niveles.
i. Circulares: Son los
organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad
de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma
sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a
la más alta jerarquía.
Diseño
de Organigramas.-
Los elementos gráficos que se utilizan
para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como
las relaciones existentes entre ellos, son:
·
Figuras para representar los órganos.
·
Líneas de conexión para indicar las relaciones
existentes entre ellos.
·
El elemento gráfico esencial en el diseño del
organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre
los órganos y la naturaleza de éstas.
Recomendaciones
para el Diseño de Organigramas:
·
Figuras: se utilizan
para representar los órganos, pueden ser: directivos, operativos o sustantivos,
de apoyo, de asesoría, desconcentrados y descentralizados. En cuanto a la forma se recomienda como regla
general, usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los
elementos que integran el organigrama. Debido a la facilidad de lecturas que
ofrecen los títulos escritos horizontalmente, así como por ser una figura de
trazo más sencillo, es recomendable utilizarla para representar los diferentes
tipos de órganos. En cuanto a la
dimensión, aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras
con la importancia del órgano, no deben reducirse progresivamente sus
dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que estas se
establecen por la posición de las unidades en el gráfico.
·
Líneas de
conexión:
Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la
estructura orgánica, se presentan por líneas. A continuación, se proporcionan
criterios específicos con el objeto de uniformar su presentación.
Las líneas de conexión
no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se
pone de relieve solo uno de los componentes de la relación de autoridad,
descuidándose el elemento ascendente o sea la relación de responsabilidad.
·
El diseño
debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un
superior, queden ligadas a él por una sola línea.
·
Deben rechazarse las ramificaciones que
incluyan tramos injustificados.
·
No deben adelgazarse las líneas de autoridad a
medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es necesario
proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho
procedimiento.
Para
evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones
hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos
al mínimo.
