Unidad I: Parte II - Organigramas

El Organigrama de la empresa es la representación gráfica del conjunto de interrelaciones funcionales que existen entre los diferentes departamentos de la empresa. Cada departamento se simboliza generalmente por medio de un rectángulo,  estos se unen entre sí mediante líneas que representan sus relaciones funcionales. Los organigramas sirven para clarificar las conexiones entre los distintos puestos, y la jerarquía existente entre ellos, lo que permite detectar potenciales fallos de organización.

Tiene una doble finalidad:

a) Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.

b) Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Las relaciones representadas en un organigrama pueden ser:

Relaciones Lineales: se producen entre un superior y sus subordinados inmediatos, indicando la dirección de las órdenes del superior, y a quién deben rendir cuentas los subordinados. Estas relaciones se llaman directas cuando el superior tiene un solo subordinado, e indirectas cuando tiene varios subordinados a los que debe coordinar. Se indican mediante líneas de trazo continuo.

Relaciones de Staff: cuando se refieren a una unidad de apoyo, que no tiene autoridad para tomar decisiones, sino que se limita a asesorar a los ejecutivos. Suelen indicarse con líneas de trazo discontinuo.

Relaciones cruzadas de Apoyo: se dan entre personas o departamentos que se encuentran en el mismo nivel jerárquico, y representan vínculos de colaboración, consulta, etc. A menudo se dan por supuestas y no se dibujan.

Los Organigramas se clasifican por su contenido es cinco (5) tipos:

Generales: presenta la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.

        Específicos: presenta la estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.

Analíticos: se emplean para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización.

Funcionales: indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados; estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

De integración de puestos, plazas y unidades: Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.

Los Organigramas también se clasifican de acuerdo a su Presentación es cinco (5) tipos:

Verticales: En estos la ramificación de los órganos representa de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos. Las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente. Por la facilidad de su interpretación y por ser los más generalizados se recomienda el uso de este tipo de organigrama en los manuales de organización.

Horizontales: Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales. Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.

Mixtos: Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo. Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la medida que el número de estas aumentan se puede replegar su diseño.

De Bloque: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles.

        i.      Circulares: Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.

Diseño de Organigramas.-

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:

·         Figuras para representar los órganos.

·         Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.

·         El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.

Recomendaciones para el Diseño de Organigramas:

·         Figuras: se utilizan para representar los órganos, pueden ser: directivos, operativos o sustantivos, de apoyo, de asesoría, desconcentrados y descentralizados. En cuanto a la forma se recomienda como regla general, usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los elementos que integran el organigrama. Debido a la facilidad de lecturas que ofrecen los títulos escritos horizontalmente, así como por ser una figura de trazo más sencillo, es recomendable utilizarla para representar los diferentes tipos de órganos. En cuanto a la dimensión, aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras con la importancia del órgano, no deben reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que estas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico.

·         Líneas de conexión: Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, se presentan por líneas. A continuación, se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformar su presentación.

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente o sea la relación de responsabilidad.

·         El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior, queden ligadas a él por una sola línea.

·         Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados.

·         No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es necesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento.

Para evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mínimo.